Ritten rijden is je vak. Administratie hoort erbij, maar het hoeft geen avonden aan je keukentafel te kosten. In deze gids: wat je verplicht moet bijhouden, hoe de BTW voor taxivervoer werkt en welk ritme zorgt dat je nooit meer achter de feiten aanloopt.
Wat moet je verplicht bijhouden?
Als zzp-taxichauffeur ben je ondernemer voor de Belastingdienst. Dat betekent een administratie waaruit blijkt wat je hebt verdiend en uitgegeven:
- Je omzet — per dag of per rit: contante ritten, pin, en je uitbetalingen van Uber of Bolt.
- Je kosten — brandstof, onderhoud, verzekering, wasstraat, telefoon. Mét bon of factuur, anders telt het niet.
- Je facturen — de weekafrekeningen van platforms en facturen die je zelf stuurt.
Alles wat je vastlegt moet je 7 jaar bewaren. Een schoenendoos met bonnetjes mag officieel, maar een digitale kopie is veiliger: een vervaagde tankbon van drie jaar geleden bewijst niets meer.
💡 ZendIQ tip: stuur je bon direct als foto via WhatsApp. Bedrag, datum, BTW en categorie worden herkend en opgeslagen — de bon kan daarna niet meer kwijtraken.Zo werkt de BTW voor taxichauffeurs
Taxivervoer valt onder het verlaagde tarief van 9%. Over elke rit draag je dus 9% BTW af. Tegelijk mag je de BTW die jíj betaalt op zakelijke kosten — meestal 21% op brandstof en onderhoud — terugvragen als voorbelasting.
Elk kwartaal doe je BTW-aangifte: je omzet-BTW min je voorbelasting. Omdat je 9% afdraagt maar 21% terugvraagt over veel kosten, valt de rekening vaak mee — en soms krijg je zelfs geld terug. Hoe dat zit lees je in ons overzicht over de BTW-aangifte voor taxichauffeurs.
Het ritme dat werkt
- Dagelijks (2 minuten): bonnen direct vastleggen op het moment dat je tankt of betaalt. Niet opsparen.
- Wekelijks (5 minuten): je platform-afrekening binnenhalen en checken of je omzet klopt met wat er op je rekening kwam.
- Per kwartaal: aangifte doen — uiterlijk de laatste dag van de maand ná het kwartaal.
De drie duurste fouten
- Bonnen kwijt. Geen bon = geen aftrek. Elke verloren tankbon is BTW die je laat liggen.
- Privé en zakelijk mengen. Een weekendtankbeurt met de zakelijke auto valt onder andere regels dan een zakelijke. Houd het uit elkaar, of laat je administratie het voor je doen.
- Alles uitstellen tot de deadline. Een kwartaal reconstrueren uit je bankafschriften kost een dag en levert altijd gemiste aftrek op.
Rijd je via een platform? Lees dan ook hoe je je Uber-administratie of Bolt-administratie automatisch bijhoudt via WhatsApp.
💡 Probeer het nu: stuur je eerste bonnetje via WhatsApp naar ZendIQ. De eerste 10 zijn gratis.Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Twijfel je over jouw situatie, overleg dan met je boekhouder.